Arquitetos, engenheiros e construtoras também podem tirar proveito da ferramenta M-Files

M-Files é comprovadamente um sistema profissional de gestão documental atualmente em uso em ambientes de produção em todo o mundo.  A ferramenta M-Files fornece uma solução comprovadamente segura, fácil de usar e barata para a organização, gestão e rastreio de documentos importantes, informações e processos típicos de empresas do setor de arquitetura, engenharia e construção.

SUPORTE PARA QUALQUER TIPO DE DOCUMENTO

Qualquer tipo de documento é facilmente gerido por M-Files, seja um desenho CAD, desenhos, documentos técnicos tais como especificações e plantas, projetos e outros. Além disso, documentos genéricos de negócio associados com procedimentos do dia a dia, podem igualmente ser geridos e rastreados. Documentos de e-mail e papel são perfeitamente suportados, incluindo a digitalização integrada com OCR para a geração de ficheiros PDF pesquisáveis por texto.

LOCALIZAR O DOCUMENTO CERTO DE FORMA RÁPIDA QUANDO NECESSÁRIO

Uma vez armazenados no M-Files, todos os documentos são indexados para recuperação instantânea e o acesso ao documento “certo” é garantido devido ao controlo de versões integrado do M-Files que sempre fornece a versão mais atualizada, bem como versões mais antigas caso necessário.

M-Files elimina a necessidade de pastas do Windows difíceis de gerir, com um método flexível de classificar e organizar os documentos por qualquer propriedade ou tag, como cliente, assunto, projeto, data etc, literalmente qualquer propriedade pode ser definida e associada a qualquer tipo de documento. Chega de procurar onde salvar um arquivo, basta salvar no M-Files preenchendo os meta-dados pré-definidos.

COLABORAÇÃO E CONTROLE MELHORADOS

O histórico automático de versões mantém um registo de cada alteração e armazena, de modo eficiente, apenas as alterações ou “deltas”, fundamental quando tratamos com grandes arquivos CAD.

Check-in / Check-out facilita a colaboração da equipe e evita conflitos e perda de dados quando alguém “anula” alterações feitas por um membro da equipe.

Oferece permissões de acesso seguro por documento com suporte da autenticação do Windows (Windows Active Directory)

O acesso remoto e offline torna os documentos acessíveis mesmo em lugares sem conexão à Internet.

Possibilita registro e auditoria de toda a atividade relacionada com os documentos.

INTEGRAÇÃO COM AUTOCAD

M-Files fornece uma integração especial com o AutoCAD, com suporte para xrefs, pesquisa em arquivos DWG e inserção de propriedades M-Files em desenhos AutoCAD, por exemplo, um número de orçamento, o nome do engenheiro ou arquiteto responsável.

M-Files fornece a capacidade de facilmente configurar permissões por documento, para assegurar o acesso apenas por pessoal autorizado. As permissões podem ser definidas de forma individual ou por grupos; como “visível apenas para parceiros” ou “somente leitura” para todos; ou “Editável pela Administração”, com suporte para Microsoft Active Directory. M-Files também mantém um registo completo para posterior auditoria, tornando mais fácil ver e verificar toda a atividade com documentos.

O acesso remoto é suportado caso seja necessário um documento estando fora do escritório, e os documentos podem ser acessados offline, mesmo não havendo acesso à Internet.

AUTOMATIZE OS PROCESSOS PARA MELHORAR SIGNITIFICAMENTE SUA EFICIÊNCIA E A PRODUTIVIDADE

Um fluxo de processo flexível e funcionalidade de notificações podem automatizar qualquer processo desde a simples aprovação de documentos até fluxos sofisticados, complexos, com múltiplos parceiros, atribuições e notificações.

Exemplos incluem revisão de desenhos, respostas a pedidos de propostas (RFP), documentação de projetos em curso, etc. Fluxos de processos facilmente adaptáveis podem fornecer informação importante às pessoas certas para acompanhamento e/ou aprovação e notificar outras quando tarefas são finalizadas. Processos manuais e dependentes de papel podem ser eliminados fornecendo ganhos imediatos na produtividade, com redução de erros e atrasos, conduzindo a projetos terminados a tempo e de acordo com os orçamentos, o que redunda em última análise em maiores lucros e qualidade.

Viu como a ferramenta M-Files pode simplesmente facilitar toda o seu processo de guarda de documentos?

Ficou com dúvidas? Ligue pra gente.

Santa Print
48 3433.8780
Criciúma (SC)


A revolução do setor gráfico offset com a impressão digital

Veja também: