A sua empresa tem uma Gestão de Documentos (ECM) eficiente?

A sua empresa conta com uma gestão eficiente de documentos? Como você administra a grande quantidade de informações que chegam e saem da sua empresa?

Muitas empresas, por não terem um controle eficiente dos seus dados, se deparam com problemas nos acessos, nos processos e nos armazenamentos de documentos.

De acordo com a Gartner, uma empresa especializada em consultoria, muitos profissionais gastam, em média, 40% do seu tempo para recriar e encontrar documentos.

Surge, então, a necessidade de administrar acúmulos de documentos impressos, pois, caso isso não ocorra, as empresas correm o risco de comprometer seriamente o bom andamento de sua gestão.

Para evitar maiores preocupações, é indispensável contar com uma gestão de documentos eficiente. Estamos falando do ­Enterprise Content Management (ECM), que significa, em português, Gestão de Conteúdo Empresarial ou Corporativo.

No contexto do Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, o M-files tem sido uma das melhores formas de amparar as empresas de possíveis prejuízos advindos de uma má administração documental, pois a grande quantidade de informações que entram e que saem precisam ser geradas e acessadas com precisão e agilidade.

O M-files é um sistema de gestão de documentos que tem a função de melhorar a relação de informações de uma empresa, ajudando a encontrar, proteger e compartilhar dados rapidamente.

Além da gestão de documentos, outras principais vantagens do M-files são: segurança (todos os dados podem ser guardados em backups facilmente; da mesma forma, os demais documentos podem ser programados para serem salvos por backups automaticamente), pesquisa rápida, relatórios dinâmicos e funcionalidades online e offline.

Depois de armazenados no M-files, os documentos estarão prontos para serem recuperados instantaneamente, de modo ágil e preciso.

O software também descarta o manuseio de pastas do Windows, pois organiza os documentos por todo tipo de especificações, como cliente, assunto, data, processo etc.

Outras importantes características do M-files são a conectividade e a compatibilidade.

O software pode ser utilizado via local, via nuvem ou, ainda, de modo híbrido (local e nuvem) e é compatível com os principais navegadores como o Chrome, Firefox, Explorer, Safari e outros.

O modo nuvem, armazenamento feito pela internet que pode ser acessado de qualquer lugar do mundo, sem a instalação de programas, permite que os documentos sejam digitalizados e salvos de qualquer scanner ou aplicativo, inclusive por e-mail.

A eficiência e a produtividade da empresa também são transformadas pelo M-files, pois ele automatiza processos importantes, como contratos com políticas, notificações para entregas, prazos e obrigações legais.

Com ele, você poderá, enfim, substituir grandes volumes de papel pela digitalização automatizada, fato que também contribui para um escritório mais organizado e, consequentemente, para a economia de tempo em processos tradicionalmente demorados.

A Santa Print, revendedora exclusiva do M-files no estado de Santa Catarina, apresenta este software como uma solução viável e alinhada às novas tecnologias no cenário empresarial.

Caso a sua empresa esteja com uma gestão insuficiente de documentos ou caso você queira evitar que ela chegue a esse ponto, procure a Santa Print e se informe acerca do nosso software de gestão eficiente.


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