8 razões para sua empresa usar a ferramenta M-Files agora.

Você já ouviu falar em Gestão de Documentos? Sua empresa anda perdida entre arquivos dispersos no servidor? Encontrar um documento importante é uma tarefa desgastante?

Então você precisa conhecer o M-Files. Uma ferramenta de Gestão de Documentos altamente eficiente. M-Files é um sistema de gestão documental de qualidade testada e aprovada, fácil uso que ajuda pequenas, médias e grandes empresas a aumentar a sua eficiência e produtividade dramaticamente, por melhorar a maneira que organizam e gerem os seus documentos de negócio, informação e procedimentos.

Confira 8 razões para sua empresa usar a ferramenta M-Files agora.

 

  1. INTERFACE WINDOWS DE FÁCIL USO

M-Files integra com Windows Explorer, oferecendo assim uma interface que é instantaneamente familiar para todos. O repositório de documentos aparece como um disco virtual. É possível arrastar documentos, mensagens e-mail e outros arquivos para M-Files, e vice versa.

 

  1. GESTÃO DE DOCUMENTOS

O risco de alterações simultâneas por diferentes utilizadores é eliminado pelas operações de check-in e check-out.

Versões dos documentos são guardadas automaticamente. Cada alteração, seja do conteúdo de um documento, seja dos meta-dados de um documento ou objeto, dá origem a uma nova versão. Um log das alterações é criado automaticamente com os utilizadores que efetuaram alterações, a hora da alteração, e comentários deixados pelos utilizadores.

M-Files oferece a possibilidade de nomear e numerar documentos de forma automática.

 

  1. SEGURANÇA

A visibilidade de dados pode ser controlada. Documentos sensitivos podem ser ocultados enquanto mantém-se um único repositório de documentos. Opções simples e configuração flexível de permissões reduzem o risco de erro humano.

M-Files é compatível com Active Directory – não é preciso fazer login duas vezes.

Todos os dados contidos no repositório – os documentos de toda empresa – podem ser guardados num backup de forma fácil. Para além disso, os backups podem ser automatizados para ocorrer em momentos predefinidos.

 

  1. PESQUISA RÁPIDA E RELATÓRIOS DINÂMICOS

M-Files ajuda em procurar documentos instantaneamente por simplesmente teclar palavras na caixa de pesquisa. Também é possível procurar documentos por meta-dados, especificando condições complexas onde for necessária. As pesquisas definidas podem ser guardadas como relatórios para reuso. O full-text search garante que documentos que contêm as palavras pesquisadas são retornados.

Documentos e objetos podem ser visualizados em qualquer estrutura hierárquica que o utilizador escolher.

O mesmo documento pode estar presente em várias pastas lógicas – sem criar cópias.

 

  1. INDEPENDENTE DA LOCALIZAÇÃO

M-Files é muito rápida através de conexões remotas. Quando o utilizador viajar, ele pode ainda ver, criar, alterar e guardar documentos em offline mode, com sincronização automática.

M-Files suporta replicação dos repositórios para tornar o manuseamento de documentos em instalações geograficamente separadas muito mais rápido.

 

  1. COLABORAÇÃO WORKFLOW

O M-Files providencia as configurações de estrutura de metadados mais avançados de todos os sistemas, incluindo listas de seleção múltipla e campos filtrados. Podem ser definidas relações entre documentos, a nível hierárquico via vários níveis, a nível não hierárquico ou mesmo ad-hoc. Documentos podem ser agrupados numa coleção para fácil gestão.

O uso de documentos padrão (templates) e possível – e até pode ser forçado para garantir consistência entre os documentos que a empresa produz.

M-Files gera mais do que documentos: dados de clientes ou projetos podem ser geridos, ou essencialmente quaisquer dados, porque é possível definir novos tipos de objetos e as suas relações.

 

  1. CONEXÃO COM OUTROS SISTEMAS E PARAMETRIZAÇÃO

M-Files permite a definição de uma ligação ativa com bases de dados externas como CRM, ERP, contabilidade e sistemas de faturação. É possível importar e ligar ficheiros de network shares existentes. Documentos podem ser importados de qualquer scanner ou impressora. Mensagens de e-mail podem ser importadas automaticamente de um servidor de e-mail.

Necessidades especiais podem ser satisfeitas por programação. O M-Files expõe um API poderoso.

 

  1. INTEGRAÇÕES DE APLICAÇÕES E SUPORTE PARA DIVERSOS FORMATOS DE ARQUIVOS

M-Files integra de forma transparente com todos as aplicações Windows incluindo aplicações Office, CAD e soluções de contabilidade e inventário, permitindo os utilizadores de aceder repositórios de dados com comandos padrão como Open, Save, Save As, etc.

M-Files suporta todos os formatos de arquivos, como documentos de Office (Word e Excel), CAD e desenhos, imagens, scans de documentos em papel, e-mail e anexos.

Viu como M-Files é muito prático e útil.

Se necessitar de mais informações, não hesite em nos chamar.

Santa Print

Soluções em Tecnologia e Impressão

Criciúma, SC

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